Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die über die Virkla-Plattform und Website verarbeitet werden, ist Virkla GmbH, Kolonnenstr. 8, 10827 Berlin, Deutschland. Für Betroffenenrechtsanfragen einschließlich Zugang, Berichtigung und Löschung wenden Sie sich an privacy@virkla.de.

• Verantwortlicher: Virkla GmbH, Kolonnenstr. 8, 10827 Berlin, Deutschland
• Datenschutzkontakt: privacy@virkla.de
• Antwortzeit bei Betroffenenrechtsanfragen: innerhalb von 30 Tagen gemäß DSGVO Art. 12

2. Erhobene Daten und Zweck

Wir erheben personenbezogene Daten nur, wenn wir eine Rechtsgrundlage nach DSGVO Art. 6 haben. Die erhobenen Daten hängen davon ab, wie Sie mit Virkla interagieren.

• Website-Besucher: IP-Adresse, Browser-Typ, besuchte Seiten und Sitzungsdauer — verarbeitet zur Website-Verbesserung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f)
• Demo- und Kontaktanfragen: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Nachricht — verarbeitet zur Beantwortung Ihrer Anfrage auf Basis vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
• Plattform-Nutzer: Name, berufliche E-Mail-Adresse, Rolle und Nutzungsdaten — verarbeitet zur Plattformbereitstellung auf Basis Ihres Abonnementvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
• Kandidaten: Bewerbungsdaten, die als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Arbeitgebers auf Basis eines unterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet werden
• Cookies: siehe Abschnitt 7

3. Verwendung Ihrer Daten

Wir verwenden die erhobenen personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb der Virkla-Plattform und aller zugehörigen Features
• Beantwortung von Vertriebsanfragen, Demo-Anfragen und Support-Tickets
• Versand von Produktupdates und Service-Kommunikation an registrierte Nutzer — Sie können jederzeit abmelden
• Analyse der Plattformnutzung zur Fehleridentifikation, Leistungsverbesserung und Feature-Entwicklung
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten nach deutschem und EU-Recht
• Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen und Schutz unserer berechtigten Geschäftsinteressen

4. Kandidatendaten — Virkla als Auftragsverarbeiter

Wenn Arbeitgeber Virkla zur Verwaltung ihrer Einstellungsprozesse nutzen, werden Kandidaten-Daten von Virkla im Auftrag des Arbeitgebers verarbeitet. Der Arbeitgeber ist der Verantwortliche; Virkla ist der Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten Kandidatendaten nur nach Weisung des Arbeitgebers und verwenden sie nicht für eigenes Profiling, Marketing oder Modelltraining ohne ausdrückliche Einwilligung. Kandidaten mit Fragen zu ihren Daten in einem spezifischen Einstellungsprozess sollten sich direkt an den Arbeitgeber wenden. Arbeitgeber können Auftragsverarbeitungsvertrag-Dokumentation unter privacy@virkla.de anfordern.

5. Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Zweck ihrer Erhebung notwendig ist.

• Website-Analysedaten: 26 Monate ab Erhebung
• Demo- und Kontaktanfragedaten: 24 Monate ab letzter Interaktion
• Plattform-Nutzerkontodaten: Dauer des Abonnements plus 90 Tage nach Kontoschließung
• Kandidatendaten: kundenseitig konfiguriert; Standard ist 6 Monate nach Bewerbungsschließung
• Rechtliche und Compliance-Aufzeichnungen: gemäß anwendbarem deutschem und EU-Recht

6. Ihre Rechte nach der DSGVO

Wenn Sie in der EU oder im EWR ansässig sind, haben Sie folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15): Kopie der über Sie gespeicherten Daten anfordern
• Berichtigungsrecht (Art. 16): Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten beantragen
• Recht auf Löschung (Art. 17): Löschung beantragen, wenn wir keine Rechtsgrundlage mehr haben
• Recht auf Einschränkung (Art. 18): Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen beantragen
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Ihre Daten in maschinenlesbarem Format erhalten
• Widerspruchsrecht (Art. 21): der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: die Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit vorheriger Verarbeitung zu berühren
• Beschwerderecht: bei der zuständigen Aufsichtsbehörde — in Deutschland beim Datenschutzbeauftragten des jeweiligen Bundeslandes

7. Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Tracking-Technologien auf unserer Website. Sie können Ihre Präferenzen über das Einwilligungs-Banner bei Ihrem ersten Besuch verwalten.

• Technisch notwendige Cookies: für das Funktionieren der Website und Plattform erforderlich — können nicht deaktiviert werden
• Analyse-Cookies: zum Verständnis der Website-Nutzung — erfordern Einwilligung
• Marketing-Cookies: zur Verfolgung von Besuchen aus Werbekampagnen — erfordern Einwilligung
• Funktionale Cookies: zum Merken von Präferenzen wie Spracheinstellung — erfordern Einwilligung

8. Drittanbieter und Datenübermittlungen

Wir nutzen eine begrenzte Anzahl von Drittanbieter-Diensten. Alle Drittanbieter unterliegen Auftragsverarbeitungsverträgen und müssen die DSGVO einhalten.

• Cloud-Infrastruktur: Daten werden in EU-Rechenzentren gehostet
• Analytics: datenschutzfreundliche Tools mit anonymisierten IP-Adressen
• E-Mail-Versand: transaktionale E-Mails über einen Drittanbieter mit unterzeichnetem AVV
• Zahlungsabwicklung: Abrechnungsdaten durch unseren Zahlungsanbieter verarbeitet; Virkla speichert keine vollständigen Kartendaten
• Internationale Übermittlungen: bei Datenübermittlung außerhalb des EWR sind angemessene Garantien (Standarddatenschutzklauseln oder äquivalent) vorhanden

9. Datensicherheit

Wir implementieren angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

• Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.2 oder höher) und im Ruhezustand
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen für autorisiertes Personal
• Regelmäßige Sicherheitsbewertungen und Penetrationstests
• Incident-Response-Verfahren mit Meldepflichten gemäß DSGVO Art. 33–34
• Mitarbeiterschulung zu Datenschutz und Informationssicherheit

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir registrierte Nutzer per E-Mail und aktualisieren das Datum am Ende dieser Seite. Die fortgesetzte Nutzung der Plattform nach Benachrichtigung gilt als Zustimmung. Fragen richten Sie bitte an privacy@virkla.de.

11. Auftragsverarbeiter

Wir beauftragen folgende Kategorien von Auftragsverarbeitern für den Betrieb der Virkla-Plattform. Alle Auftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gebunden und müssen DSGVO-äquivalente Standards erfüllen. Die Liste wird bei Änderungen der Auftragsverarbeiter aktualisiert.